Comment établir les bonnes priorités quand tout semble urgent

Établir les bonnes priorités, c’est avoir une vision claire : une boussole qui vous indique le bon choix parmi toutes les tâches à réaliser. C’est répondre à une question essentielle : qui doit faire quoi et quand ?

Sommaire

• Pourquoi est-il si difficile de prioriser ?

• Comment établir les bonnes priorités en 4 étapes ?

• Pourquoi réserver du temps aux priorités de type 2 ?

• Trois erreurs fréquentes à éviter

• Foire aux questions

• Quels outils pour gérer ses priorités ?

• Pour aller plus loin

Pourquoi est-il si difficile de prioriser ?

Nous avons naturellement tendance à confondre urgent et important. L’urgence exige une réponse immédiate et concerne surtout le court terme : urgent = réparation. L’important est essentiel pour atteindre un objectif ou produire un résultat : important = prévention.

Négliger ce qui est important crée souvent de nouvelles urgences. Nous devenons alors dépendants des événements et des priorités des autres.

Comment établir les bonnes priorités en 4 étapes ?

1. Clarifier le pourquoi. Quel résultat devez-vous réellement produire ?

2. Lister et classer les tâches. Évaluez leur ordre d’exécution, leurs conséquences et votre expérience.

• Urgent + important : faire immédiatement.

• Important + non urgent : planifier.

• Urgent + non important : négocier ou déléguer.

• Ni urgent ni important : éliminer ou reporter.

3. Mettre à jour sa liste de tâches. Utilisez votre outil collaboratif, comme Microsoft To Do dans Outlook.

4. Réserver du temps dans votre calendrier. Les priorités de type 2 doivent être protégées avant qu’elles ne deviennent urgentes.

Pourquoi réserver du temps aux priorités de type 2 ?

Les priorités importantes mais non urgentes concernent notamment la prévention, la préparation, l’amélioration et le développement. Si vous ne leur réservez pas de temps, elles seront constamment repoussées.

Trois erreurs fréquentes à éviter

• Confondre une liste de tâches avec une liste de priorités.

• Revoir ses priorités uniquement le matin.

• Traiter les courriels comme une liste de tâches : ils reflètent d’abord les priorités des autres.

Foire aux questions

Combien de priorités par jour ? 

Concentrez-vous sur les 3 plus importantes.

À quelle fréquence les revoir ? 

Comme les repas : matin, midi et soir.

Les priorités sont-elles individuelles ou collectives ? 

Les trois niveaux sont importants : individuel, équipe et organisation.

Quels outils pour gérer ses priorités ?

Microsoft 365, Google Workspace et leurs outils de tâches et de calendrier peuvent vous aider à visualiser, classer et planifier vos priorités.

Découvrez également nos contenus sur les méthodes de gestion du temps, les outils collaboratifs et l’IA appliquée à la gestion du temps.

Pour aller plus loin

Une bonne gestion des priorités ne consiste pas à tout faire, mais à faire le plus important au bon moment. C’est l’un des fondements d’une gestion du temps efficace.

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