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Maladie Gestion du temps : Réunionite trop de réunions

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J’ai encore perdu mon temps dans cette maudite réunion !

Réunionite : autodiagnostic de gestion du temps

La Réunionite désigne une multiplication des réunions trop longues, trop fréquentes ou mal organisées qui finit par nuire à l’efficacité et à la gestion du temps.

 

Dans la Méthode Gamonnet, cette maladie du temps se manifeste notamment par des réunions sans ordre du jour clair, des participants dont la présence n’est pas nécessaire, des horaires mal respectés ou l’absence de décisions et de suivi.

 

Cet autodiagnostic permet d’identifier les symptômes de la Réunionite, d’en comprendre les causes et d’évaluer ses conséquences sur le temps de travail et la productivité des équipes.

Symptômes de la Réunionite

Symptômes les plus fréquents :
 

Le sujet souffrant de réunionite se plaint de passer beaucoup trop de temps en réunions.

  • Les réunions sont souvent convoquées à la dernière minute.

  • L’ordre du jour n’est pas envoyé suffisamment à l’avance.

  • L’horaire ou la date de certaines réunions sont changés à la dernière minute.

  • La présence de certains participants n’est pas nécessaire.

  • Les réunions ne commencent ni ne finissent à l’heure.

  • L’ordre du jour n’est pas respecté et d’autres points sont discutés à la place.

  • Les échanges entre les participants ne sont pas gérés, donc certains parlent trop, d’autres pas assez (ou en profitent pour lire et répondre à des messages sur leur téléphone).

  • Il n’y a ni compte rendu ni plan d’action précisant les tâches à réaliser après la réunion.

Comment reconnaître la Réunionite ?

Éprouvez-vous de la difficulté à :

​

  • Demander si votre présence est réellement nécessaire ?

  • Demander à recevoir à l’avance l’ordre du jour des réunions ?

  • Faire accepter de ne participer qu’à une partie de la réunion ?

  • Faire respecter les points à l’ordre du jour et le temps imparti ?

  • Planifier, convoquer et assurer le suivi de vos réunions avec Outlook, Gmail, Microsoft 365 ou Google Workspace ?

Maladie Gestion du temps François Gamonnet

Quelles sont les conséquences de la Réunionite ?

  • Trop de temps consacré en réunions et en comités de toutes sortes.

  • Peu de résultats concrets comparés au temps dépensé et au nombre de personnes impliquées.

  • Frustration, sentiment d’impuissance et de perte de temps.

Quelles sont les causes de la Réunionite ?

Causes probables :

  • Manque de mécanismes formels de communication qui obligent, chaque fois qu’il y a des changements ou des informations à communiquer, de convoquer des réunions.

  • Absence de règles claires sur les différents types de réunions : objectifs, participants, sujets abordés, fréquence et planification à l’avance.

  • Manque de formation sur la gestion efficace des réunions en présentiel et virtuelles.

  • Sous-utilisation des outils collaboratifs comme Microsoft 365, Google Workspace et des outils IA.​​

Comment réduire la Réunionite ?

Avec par exemple :

​

  • définir un objectif précis avant de convoquer une réunion ;

  • envoyer l’ordre du jour à l’avance ;

  • n’inviter que les personnes réellement nécessaires ;

  • fixer une durée et la respecter ;

  • éviter une réunion lorsqu’un courriel ou un message suffit ;

  • terminer avec des décisions, responsables et échéances claires ;

  • utiliser Microsoft 365, Google Workspace ou des outils IA pour préparer et suivre les réunions ;

  • évaluer régulièrement quelles réunions peuvent être supprimées ou raccourcies ;

  • Réduire le nombre de réunions ;

  • Raccourcir les réunions ;

  • Améliorer la préparation ;

  • Assurer le suivi des décisions ;

La Réunionite fait partie des six maladies de la gestion du temps identifiées dans la Méthode Gamonnet.

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