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Maladie Gestion du temps : Courrielite sur charge de courriels

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Au secours, je suis inondé de courriels, SMS, notifications, messages dans ma boite vocale !

Courrielite : autodiagnostic de gestion du temps

La Courrielite désigne une surcharge de courriels, messages, notifications et communications numériques qui finit par nuire à la concentration et à la gestion du temps.

 

Dans la Méthode Gamonnet, cette maladie du temps touche notamment les personnes qui consultent constamment leur boîte de réception, accumulent les messages ou utilisent le courriel lorsque d’autres moyens de communication seraient plus efficaces.

 

Cet autodiagnostic permet d’identifier les symptômes de la Courrielite, ses principales causes et ses conséquences sur l’organisation et l’efficacité au travail.

Symptômes de la Courrielite

Symptômes les plus fréquents :
 

Le sujet souffrant de Courrielite se plaint d’être inondé de courriels venant surtout de l’interne ; d’être mis en Cc pour des messages qui ne le concernent pas ; de recevoir des messages sans sujet ou au sujet imprécis, au texte trop long.

  • Il lit ses messages au fur et à mesure qu'il les reçoit et les laisse dans sa boîte de réception qui peut contenir plusieurs centaines (voir milliers) de messages lus et non lus.

  • Il n'ose pas, ou ne sait pas supprimer ou archiver les messages au cas où il en aurait besoin plus tard.

  • Il joue au ping-pong de courriels (multiples réponses) au lieu de décrocher le téléphone ou d’aller voir son collègue pour discuter du sujet en question.

  • Il a tendance à mettre en Cc son supérieur ou les collègues concernés sans se demander s’ils ont réellement besoin de cette information.

  • Il aime (trop) communiquer par ses multiples outils électroniques et oublie que dans certaines situations, le téléphone, ou une discussion de vive voix, sont plus appropriés.

Comment reconnaître la Courrielite ?

Éprouvez-vous de la difficulté à :

 

Maladie de la gestion du temps

Quelles sont les conséquences de la Courrielite ?

  • Beaucoup de temps consacré chaque jour à la gestion des courriels, conversations dans Teams ou Google Workspace.

  • Pertes de temps à lire des courriels inutiles, trop longs, ou imprécis.

  • Difficulté à retrouver rapidement des informations au moment où l’on en a besoin.

  • Appauvrissement des relations interpersonnelles. Travailler ensemble, c'est aussi se parler et se voir.

Quelles sont les causes de la Courrielite ?

Causes probables :

  • Manque de politique interne de communication sur « Bonnes pratiques de communication et d’utilisation des outils collaboratifs ». Chacun les utilise à sa façon.

  • Manque de connaissance des fonctionnalités de son logiciel de messagerie et des outils collaboratifs comme Microsoft Teams ou Google Workspace.

  • Moyen d’éviter les communications interpersonnelles qui peuvent être
    confrontantes ou peu motivantes (si je vais le voir, j'en ai pour une heure).

Comment réduire la Courrielite ?

Avec par exemple :

​

  • consulter ses courriels à des moments définis plutôt qu’en continu ;

  • désactiver les notifications non essentielles ;

  • supprimer, archiver ou classer régulièrement les messages ;

  • limiter l’utilisation du Cc ;

  • utiliser le téléphone ou une conversation directe lorsque c’est plus efficace ;

  • créer des règles de classement automatique ;

  • utiliser correctement les fonctions d’Outlook ou Gmail ;

  • définir des règles d’équipe pour les courriels, Teams et autres outils collaboratifs.

La Courrielite fait partie des six maladies de la gestion du temps identifiées dans la Méthode Gamonnet.

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